Por Darcy Barros Filho.
Há quase 3 anos utilizo o Nibo como software de gestão financeira, tanto para o meu negócio quanto para os meus clientes.
Entendo que é uma ferramenta simples, prática e eficiente, alinhado com um dos meus lemas:
“O ótimo é inimigo do bom”.
Contudo, esta escolha tem suas limitações, e uma delas é o plano de contas. No Nibo há 5 grandes grupos de contas (Receitas, Custos, Despesas, Investimentos e Financiamentos), e as contas para os lançamentos são organizadas por ordem alfabética.
Por mais que concorde com os grandes grupos do Nibo, entendo que em algumas situações dependendo do tamanho da empresa pode ser necessário ter um nível intermediário, que ainda permita uma análise mais gerencial, sem precisar entrar no detalhe.
Também tenho outros motivos: a organização do plano de contas financeiro facilita o trabalho do contador em configurar o “de-para” no plano de contas contábil.
Em termos gerais a minha principal sugestão é a criação de um prefixo numérica para cada conta, pois permitirá que fique mais fácil a organização e consolidação das informações. Proponho a estruturação em 3 níveis, no formato X.X.XX. Neste primeiro momento o foco é trabalhar com um plano de contas financeiro, com foco maior no fluxo de caixa, e no segundo momento este plano poderá ser disponibilizado para a contabilidade para que seja feito um alinhamento com o plano de contas contábil.
O primeiro nível agrupa em 5 grandes grupos de movimentações financeiras, que permita a gestão do negócio ter uma visão macro do fluxo de caixa mês a mês e consolidado em 1 período. Será possível resumir e identificar a movimentação de caixa, se está na atividade operacional, de investimento (compra e venda de veículos) ou de financiamento.
ENTRADAS OPERACIONAIS
SAÍDAS OPERACIONAIS – CUSTOS
SAÍDAS OPERACIONAIS – DESPESAS
ATIVIDADES DE INVESTIMENTO
ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO
O segundo nível contém uma proposta de detalhar um pouco mais cada conta, mas ainda não todo o detalhe. Procuro organizar de acordo com uma certa estrutura já existente no plano de contas atual.
1.1.- RECEITAS DE VENDAS
1.2.- REEMBOLSOS
1.3.- OUTRAS RECEITAS
1.4.- DEDUÇÕES RECEITAS
2.1.- IMPOSTOS SOBRE RECEITA
2.2.- CUSTOS DOS SERVIÇOS PRESTADOS E PRODUTOS VENDIDOS
2.3.- CUSTOS DE VENDAS
3.1.- DESPESA COM PESSOAL
3.2.- DESPESAS COM OCUPAÇÃO, ESTRUTURA E SERVIÇOS
3.3.- DESPESAS GERAIS
3.4.- DESPESA COM VENDAS E MARKETING
3.5.- RECEITAS E DESPESAS FINANCEIRAS
3.7.- IMPOSTOS SOBRE O LUCRO
4.1.- AQUISIÇÃO DE MÓVEIS E EQUIPAMENTOS
5.1.- CAPTAÇÃO DE EMPRÉSTIMOS PAGAMENTOS
5.2.- PAGAMENTO DE EMPRÉSTIMOS PAGAMENTOS
O terceiro nível contém as contas que serão utilizadas no dia-dia do departamento financeiro para classificar os lançamentos de entradas e saídas. Não vou detalhar todo o plano de contas, pois ele está anexo, segue como exemplo o grupo 3.3.- DESPESAS GERAIS:
3.3.01.- ALUGUEL DE EQUIPAMENTOS
3.3.02.- ASSINATURA DE JORNAIS E REVISTAS
3.3.03.- BENS DE PEQUENO VALOR
3.3.04.- CONDUCOES E REFEICOES
3.3.05.- COPA E COZINHA
3.3.06.- COPIAS, REGISTROS E AUTENTICACOES
3.3.07.- CORREIO E MOTOBOY
3.3.08.- DESENVOLVIMENTO NOVOS PRODUTOS
3.3.09.- DESPESAS GERAIS
3.3.10.- DEVEDORES DUVIDOSOS
3.3.11.- IMPRESSOES E COPIAS
3.3.12.- LICENCAS E PERMISSOES
3.3.13.- LOCAÇÃO EQUIPAMENTOS
3.3.14.- MANUTENCAO DE EQUIPAMENTOS
3.3.15.- MATERIAL DE ESCRITORIO
3.3.16.- MATERIAL DE HIGIENE E LIMPEZA
3.3.17.- MEDICAMENTOS
3.3.18.- MULTAS CONTRATUAIS
3.3.19.- REPARO DE COMPUTADORES
3.3.20.- REVISTAS E PUBLICACOES
3.3.21.- TREINAMENTO E CURSOS
3.3.22.- USO E CONSUMO
3.3.23.- VIAGENS E ESTADIAS
Lembro também que as classificações propostas não são imutáveis, ou seja, elas podem ser alteradas caso tenha entendimento comum que uma numeração diferente faz mais sentido para a realidade da empresa, também podem surgir ideias de consolidação ou divisão de contas que estão na proposta, e isso é normal acontecer durante o processo.